如何編發監理通知單，常見的問題有哪些？

 1、前言

監理工程師通知單(簡稱“監理通知單”)是指監理工程師在檢查承包單位在施工過程中發現的問題后，用通知單這一書面形式通知承包單位并要求其進行整改，整改后再報監理工程師復查。

《建設工程監理規范》中5．4.11條規定：“對施工過程中出現的質量缺陷，專業監理工程師應及時下達監理通知單，要求承包單位整改，并檢查整改結果”。

在條文說明中規定：“在監理工作中，項目監理機構按委托監理合同授予的權限，對承包單位所發出的指令、提出的要求，除另有規定外，均應采用B1表（即《監理工程師通知單》)。監理工程師現場發出的口頭指令及要求，也應采用B1表予以確認”。

由于監理人員的業務工作水平、思想認識和經驗上的不同，目前在簽發監理通知單方面往往出現不統一和很多不規范的地方。筆者結合自身的工作實踐，就編發監理通知單存在問題及如何規范提出建議。

2、監理通知單的意義與作用

監理通知單是監理工程師在工程建設過程中向承包單位簽發的指令性文件。

目的是督促承包單位按照國家有關法律法規、合同約定、施工規范和設計文件進行工程施工，保證工程建設中出現的問題(不符合設計要求、施工技術標準、合同約定等)能得到及時糾正。

監理通知單具有強制性、針對性、嚴肅性的特點。監理通知單一旦簽發，承包單位必須認真對待，在規定期限內按要求進行落實整改，并按時回復。

善于運用和簽發監理通知單是監理有所作為的體現。它能督促承包單位及時進行整改，促進工程建設的有效進行，有效地維護建設單位的利益。

同時，簽發監理通知單也是考核監理如何行使手中權利的一個指標，是對監理業務能力和管理水平的一種檢驗。

3、編發監理通知單存在的問題

(1)提出的存在問題不詳細，缺乏具體表述；或實際內容有偏差，證據不足。

有的監理通知單中所述的問題空洞、抽象，如“現場鋼筋保護層厚度不符合要求’，就缺少存在問題的具體鋼筋部位、保護層厚度的實測數據、違反的規范名稱和具體條款的描述，讓人摸不著頭腦，給人感覺是監理未到現場實測實量，而是憑拍腦袋想出來的問題。

另外，由于監理人員業務能力和技術水平等綜合素質的差別，將缺乏證據或有偏差的內容也寫進監理通知單，從而影響到承包單位和建設單位對監理的評價，進而削弱或降低對監理的可信度和權威。

(2)缺乏時間觀念，對監理通知單的時效性缺乏認識和重視。具體表現在監理簽發監理通知單的時間和承包單位簽收通知單的時間均不具體，多數只署年月日，沒有詳細到時點分，時效觀念弱。

監理通知單的生效是以承包單位在回執上簽署姓名和收到的時間為準，如簽發和簽收時間不具體，直接造成通知單的生效時間含糊。

如承包單位在上道工序施工中發生質量問題時監理簽發了通知單，但當天承包單位在問題未整改的前提下擅自進入下道工序施工，此時對方即可辯稱收到監理通知單時已完成了上道工序，開始轉入下道工序施工，如要求他現在整改，則需要返工，既影響進度，又造成成本增加。

此刻監理可謂騎虎難下，左右為難。原因就在于監理通知單簽發時間不具體。

尤為嚴重的是，如因對方未及時整改，造成重大質量或安全事故，追究責任時可能因為監理簽發通知單的時間不具體而影響到責任界定的劃分。

另外，缺乏時效性還表現在通知單中要求承包單位整改的時限不具體，這樣承包單位對質量或安全問題不能及時進行整改，而是無限期拖延，給監理工作帶來被動。

(3)僅僅要求承包單位采取整改糾正措施，未要求其采取預防措施．簽發監理通知單不僅僅是針對本次發生的問題，更重要的是要求承包單位分析問題產生的原因，并采取相應的預防措施防止類似問題的再次發生，但此點在實際操作中往往被忽視。

試想一下，如果不分析本次發生問題的原因，不采取相應的預防措施，不對人、機、料、法、環、測、程等導致問題產生的關鍵因素予以消除，承包單位的整改只能是治標不治本，類似問題還會在以后一而再、再而三地反復發生。

(4)用口頭通知代替簽發監理通知單。有的監理人員習慣于發現問題后均用口頭通知承包商進行整改，不留下書面痕跡。

這樣，一方面不能完整地體現監理自身的工作情況，是一種監理有所不為的表現：

另一方面如發生質量安全問題，就為責任界定留下后患。

有的承包單位不恰當地把監理通知單與上級管理部門對其的質量安全處罰或考核指標掛鉤，使之對接收監理通知特別敏感，這無形中也為監理正常簽發監理通知造成壓力。

而監理為顧全與承包單位的關系，采取少發甚至盡量不發監理通知單，進而凡是發現問題均采用口頭通知的辦法。

(5)不允許承包單位申訴，強令執行。監理通知單雖有一定的強制性，但根據FIDIC合同條款規定，應允許承包單位申訴。

承包單位如認為監理通知單內容不合理，應在收到監理通知單后24小時內以書面形式向監理提出報告，監理在收到承包單位書面報告后24小時內做出修改、撤銷或繼續執行原監理通知單的決定，并書面通知對方。

緊急情況下，監理可要求承包單位立即執行監理通知單，或承包單位雖有異議，但監理決定仍繼續執行監理通知單，此時承包單位應予以執行。

如因監理通知單指令錯誤發生追加合同價款和給承包單位造成的損失由建設單位承擔，延誤的工期相應順延。

(6)未及時抄送建設單位，監理通知單回復后更是不轉發建設單位。

監理往往將監理通知單在第一時間內下發給承包單位，卻遲遲不抄送建設單位，影響了建設單位在第一時間對施工中出現問題的全面掌控，導致監理自身也失去了一次爭取建設單位對監理處理相關問題支持的機會。

另外，監理通知單回復如不及時轉發建設單位，建設單位對監理提出問題的整改落實情況也就不得而知。

(7)簽發時監理人員冒名頂替或未做到親筆簽名。主要表現在監理員以專業監理工程師的名義、專業監理工程師以總監理工程師的名義簽發監理通知單，在總／專業監理工程師簽名欄上出現冒名簽字或者直接打字上去的做法削弱了監理通知單的嚴肅性，也不利于培養和樹立監理人員的責任心。

(8)缺乏能真實反映問題的工程照。有的項目監理機構未配備數碼相機，監理人員在日常巡視檢查過程中發現問題就不能做到就地拍照取證，并反映到監理通知單中，直接降低了反映問題的直觀性和客觀真實性。

4、監理通知單的撰寫要點和簽發注意事項

在撰寫監理通知單時，一方面要堅持原則，分清責任，既要提出問題所在，還要提出解決問題的要求和應當達到的目標；另一方面，內容應準確、完整、條理性強、表達清晰且要符合一定的格式要求。

監理通知單的撰寫和簽發要注意下列要點和事項：

（1）監理通知單在用詞上，要區別對待。對要求嚴格程度不同的用詞，應分別采用“必須”、“嚴禁”、“應”、“不應”、“不得”或“宜”、“可”、“不宜”等。

(2)存在問題部位的表述應具體。如問題出現在主樓三層樓板某梁的具體部位時應注明：“主樓三層樓板⑥軸、（A）～（B）列L5梁”。

(3)用數據說話，詳細敘述問題存在的違規內容。一般應包括監理實測值、設計值、允許偏差值、違反規范種類及條款等，如：“梁鋼筋保護層厚度局部實測值為18mm，設計值為25mm，已超出允許偏差±5mm，違反《混凝土結構工程施工質量驗收規范》(GB50204—2002)5．5．2條款規定”。對吃不準的問題，監理應在內部切磋商量，查找相關標準規范后予以判斷。

(4)要求承包單位整改時限應敘述具體，如：“在48小時內”。

(5)要求承包單位在監理通知單回復時，針對提出問題深刻分析問題產生的原因，并闡述整改采取的措施、整改經過和整改結果等。

(6)要求承包單位采取預防措施，防止類似問題的再次發生。

(7)注明承包單位申訴的形式和時限，如“對本監理通知單內容有異議，請在24小時內向監理提出書面報告”。

(8)總／專業監理工程師簽名欄應親筆手簽，堅持“誰簽發、誰簽字、誰負責”的原則。

(9)簽發和簽收時間應具體，宜詳細到分鐘，如：“2005年3月10日上午9：30監理簽發，上午9：35承包單位負責人簽收”

(10)反映的問題如果能用照片予以記錄，應附上照片。

(11)監理通知單應及時抄送建設單位。

5、例外建議

(1)在事前控制階段，為預防施工中可能遇到的問題，監理為事先提醒承包單位，此時建議使用《監理工作聯系單》。

這樣既可以提醒對方在施工中引起足夠的注意和重視，并采取相應的預防措施，避免問題的發生，也可減少監理通知單數量，且監理工作聯系單一般不需回復，而監理通知單必須一一回復。

但是，如果施工過程中承包單位違反了監理工作聯系單中的內容，則應立即簽發監理通知單予以指出。

(2)對監理在日常巡視檢查過程中發現的一些未違反規范強制性條文的偶然性問題，并且承包單位可以配合立即進行整改的，此時監理也可不發監理通知單，而采取使用《施工整改記錄單》的形式。

此記錄單與施工通知單形式類似，不同之點是記錄單一般由現場監理人員使用，使用時監理將提出的問題列成表格，要求承包單位對列出的問題一一予以認可，監理對整改情況進行記錄，最后的復查情況需承包單位在記錄單上確認。

即一張記錄單，完整記錄了問題的提出、整改、復查的全過程，即解決了問題，又省去了承包單位書面回復等眾多環節，提高了解決問題的效率。

如果記錄單上的問題反復發生，為引起承包單位足夠重視，監理應立即簽發監理通知單。